Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
1. Introducción
En Zypher Interactive Inc. (en adelante, "la Compañía"), estamos comprometidos con la protección de su privacidad. En esta Política, los términos "nosotros", "nuestro" o "nos" se refieren a Zypher Interactive Inc., su distribuidora autorizada en Colombia EXUSMULTIMEDIA S.A.S, así como a sus subsidiarias, afiliadas y vinculadas, que prestan diversos servicios a través de múltiples plataformas.
Esta Política de Privacidad tiene como finalidades principales:
(I) Explicar la finalidad de la recolección y el uso de dicha información personal. (II) Describir la información personal que podemos recopilar a través de nuestros sitios web, aplicaciones y otros servicios. (III) Establecer cómo y cuándo podemos compartir dicha información con terceros.
2. Definiciones
-
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del titular
para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
-
Aliado comercial:
Colaborador estratégico que impulsa la
comercialización y expansión del servicio, facilitando el acceso a
nuevos clientes y mercados.
-
API:
Conjunto de reglas que permite la interacción entre aplicaciones o
sistemas.
-
Base de Datos Personales:
Conjunto organizado de datos personales
sujetos a tratamiento.
-
Cookies:
Archivos que almacenan información sobre la navegación del
usuario en un dispositivo.
-
Cliente:
Empresa que contrata la plataforma con sus productos o
servicios.
-
Dato Personal:
Información vinculada a una persona natural
identificada o identificable.
-
Dato sensible:
Información personal cuyo tratamiento indebido podría
afectar la privacidad del titular y dar lugar a actos de discriminación.
Dentro de esta categoría se incluyen, entre otros, los datos
relacionados con la salud, la orientación sexual, el origen racial o étnico,
las creencias religiosas, filosóficas o morales, así como las opiniones
políticas.
-
Dato privado:
Información de carácter estrictamente personal,
reservada para el titular y cuya divulgación o uso está limitado a su
consentimiento.
-
Dato semiprivado:
Información personal que, si bien no es
completamente privada ni reservada, tiene relevancia tanto para su
titular como para un grupo específico de personas o sectores, sin llegar
a ser de acceso público general.
-
Dato público:
Información personal que, por disposición legal o
constitucional, es de acceso libre y no está catalogada como privada o
semiprivada.
-
Encargado del Tratamiento:
Persona que realiza el tratamiento de
datos personales por cuenta del responsable.
-
Firma de recolección:
Consentimiento firmado para autorizar la
captura de datos.
-
Proveedor:
Parte que suministra bienes o servicios esenciales para el
funcionamiento y operatividad de la compañía, abarcando diversas
áreas según las necesidades de la operación.
-
Plataforma:
Entorno digital que facilita servicios o interacciones entre
usuarios y proveedores.
-
Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica que decide
sobre el tratamiento de los datos personales.
-
Referidor:
Persona natural o jurídica que, mediante una
recomendación, conecta a un posible cliente con una empresa,
facilitando oportunidades de negocio. En algunos casos, el referidor
puede recibir incentivos o comisiones por esta labor.
-
Transmisión:
Envío de datos de un punto a otro.
-
Transferencia:
Movimiento de datos entre sistemas o entidades.
-
Transferencia de Datos:
Envío de datos personales a otro país para ser
tratados por el receptor.
-
Transmisión de Datos:
Comunicación de datos personales dentro o
fuera del país para ser tratados por encargo del responsable.
-
Usuario:
Persona que navega en la plataforma e interactúa con los
módulos de la misma.
3. Derechos de los Titulares
Como titular de los datos tiene el derecho de conocer qué datos personales están siendo tratados, así como a solicitar su actualización o corrección cuando sean inexactos, incompletos o requieran modificaciones.
El titular de los datos personales podrá solicitar, en cualquier momento, la
prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, salvo en los casos en
que la ley exima este requisito. Para ello, podrá presentar su solicitud a través de
los medios dispuestos por la compañía para la atención de derechos de
protección de datos.
En los eventos en que el tratamiento de los datos personales no requieran
autorización, conforme a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la
Compañía garantizará que el acceso y uso de la información cumpla con las
disposiciones legales aplicables, preservando la seguridad, confidencialidad e
integridad de los datos personales.
También puede pedir la eliminación de su información cuando considere que
su tratamiento no cumple con las disposiciones legales vigentes o cuando haya
desaparecido la finalidad que justificó su recolección.
En cualquier momento, es posible revocar la autorización otorgada para el uso
de los datos personales, salvo que exista un deber legal o contractual que
requiera su conservación. De igual manera, se puede oponer a su tratamiento
en situaciones permitidas por la ley.
El titular tiene el derecho de acceder de forma gratuita a sus datos personales
que hayan sido objeto de tratamiento, garantizando su consulta y verificación en
cualquier momento, conforme a la normatividad vigente.
Si el titular considera que se han vulnerado sus derechos, tiene la facultad de
presentar consultas, quejas o reclamos ante la autoridad competente, la
Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en la Ley
1581 de 2012 y demás normas concordantes. Nuestro deber es garantizar acceso
a la información sobre el uso y las finalidades de los datos personales,
notificando cualquier modificación relevante en las políticas de protección y
medidas de seguridad implementadas.
4. Para qué utilizamos sus datos
La información personal que recopilamos tiene como objetivo principal
garantizar la prestación eficiente, segura y personalizada de los servicios
ofrecidos por la compañía.
Esta información se utiliza para gestionar y administrar las cuentas de los
usuarios, procesar solicitudes de servicio, transacciones, dar cumplimiento a las
obligaciones legales, contractuales y fiscales que nos corresponden. También
empleamos los datos para atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, así
como para enviar información comercial, publicitaria o promocional relacionada
con los productos o servicios que ofrecemos.
El tratamiento de los datos personales puede realizarse mediante procesos
manuales o automatizados, según la naturaleza del servicio y las finalidades
descritas en esta política. Los procedimientos automatizados incluyen la
recolección, almacenamiento, análisis y transmisión de información a través de
plataformas tecnológicas. De manera complementaria, el tratamiento manual
se aplica en actividades como la gestión de documentos físicos, validación de
identidad o atención personalizada, siempre garantizando la seguridad y
confidencialidad de la información.
En el ámbito operativo, la información se utiliza para garantizar la seguridad de
nuestras plataformas digitales, realizar controles de acceso, y facilitar la
evaluación de candidatos, empleados, proveedores y aliados comerciales.
Asimismo, nos permite analizar patrones de uso y realizar estudios estadísticos o
de mercado para mejorar la experiencia del usuario y optimizar nuestros
servicios. Cuando es necesario, podemos compartir estos datos con proveedores
o aliados estratégicos a nivel nacional e internacional, siempre garantizando que
se cumplan las disposiciones legales en materia de protección de datos y
aplicando las medidas de seguridad adecuadas.
En lo que respecta a las transacciones financieras, la información recopilada
cuando realiza pagos a través de nuestro sitio web o aplicaciones, estos se
procesan mediante herramientas de pago de terceros. No recopilamos ni
almacenamos información de pago (como números de tarjetas de crédito). Le
recomendamos consultar las políticas de privacidad de estas plataformas para
obtener más información.
También realizamos encuestas de satisfacción y enviamos notificaciones
relevantes relacionadas con la experiencia del usuario. Si en algún momento
necesitamos tratar los datos personales para una finalidad diferente a las
mencionadas, solicitaremos la autorización previa, expresa e informada del
titular de los datos.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de los datos
personales tiene como finalidad principal la prestación eficiente y segura de los
servicios ofrecidos por la compañía. Las finalidades específicas incluyen:
-
Creación, administración y gestión de cuentas de usuario.
-
Procesamiento de solicitudes de servicio y transacciones.
-
Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y fiscales.
-
Atención de consultas, peticiones, quejas o reclamos.
-
Envío de información comercial, publicitaria o promocional relacionada
con nuestros servicios.
-
Seguridad de las plataformas digitales.
-
Evaluación de candidatos, empleados, proveedores y aliados comerciales.
-
Transferencia o transmisión nacional e internacional de datos con
proveedores, aliados estratégicos o encargados del tratamiento,
garantizando el cumplimiento normativo.
-
Realizar análisis estadísticos, de mercado y de comportamiento del
usuario para mejorar nuestros servicios.
-
Gestión de transacciones de pago a través de plataformas externas,
garantizando la seguridad y confidencialidad de la información financiera.
-
Realización de encuestas de satisfacción y envío de notificaciones
relacionadas con el uso de nuestros productos o servicios.
-
En general para optimizar la experiencia del usuario, fortalecer las estrategias comerciales y operativas.
5. Cómo recolectamos los datos
La recopilación de datos personales de usuarios potenciales y clientes se lleva a
cabo a través de distintos medios, garantizando que su tratamiento cumpla con
los principios de legalidad, transparencia, confidencialidad y seguridad. Parte de
esta información se obtiene de manera automática mediante tecnologías como
cookies, que permiten registrar datos como la dirección IP, el tipo de navegador
y las páginas visitadas.
Los datos también pueden ser recolectados a través de interacciones directas
con la compañía, ya sea mediante el intercambio de correos electrónicos,
llamadas telefónicas o el acceso a su sitio web y aplicación, donde los usuarios
crean cuentas y establecen credenciales de autenticación. Igualmente pueden
ser obtenidos en eventos organizados por la compañía o a través de terceros
aliados que participan en la gestión de servicios.
6. Limitaciones en el tratamiento de datos sensibles
La Compañía no recolecta, almacena ni procesa datos personales sensibles en el
desarrollo de sus actividades. En caso de que, por circunstancias excepcionales,
sea necesario tratarlos, se garantizarán estrictas medidas de seguridad y
confidencialidad, asegurando la protección de la información y obteniendo la
autorización previa, expresa e informada del titular.
Cuando se solicite el suministro de datos sensibles, se informará de manera clara
y expresa que su entrega es facultativa, permitiendo al titular decidir libremente
si desea proporcionarlos.
Si la ley permite el tratamiento de estos datos sin autorización previa, como en
casos de urgencia médica, investigaciones con fines científicos o cumplimiento
de órdenes judiciales, la Compañía garantizará que su uso se limite
exclusivamente a los fines establecidos, evitando cualquier acceso o divulgación
no autorizada. En ningún caso será obligatorio suministrar datos sensibles para
acceder a los servicios, y su manejo estará restringido únicamente a personal
autorizado cuando sea estrictamente necesario.
7. Protección de datos de menores de edad
Los servicios y plataformas de la Compañía están dirigidos a personas mayores de edad. Si un menor de 18 años desea acceder a nuestros servicios y cuenta con capacidad legal para hacerlo, será indispensable la autorización expresa de su representante legal.
En situaciones excepcionales en las que se requiera tratar información personal
de niños, niñas o adolescentes, se garantizará el cumplimiento de todas las leyes
de protección de datos vigentes, asegurando que su uso se limite
exclusivamente a finalidades legítimas. En estos casos, se informará de manera
clara que el suministro de estos datos es facultativo, permitiendo que los
representantes legales decidan libremente si desean proporcionarlos.
El tratamiento de esta información se realizará con estricta confidencialidad,
aplicando criterios de protección que impidan su acceso o uso indebido.
En ningún caso se recopilarán, almacenarán o tratarán datos de menores de
edad sin la autorización expresa de sus representantes legales, salvo en los casos
en los que la ley lo permita.
8. Consentimiento para el tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales por parte de la compañía requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, en cumplimiento de la normativa aplicable. Este consentimiento garantiza que el usuario comprende claramente el uso que se dará a su información y las finalidades asociadas.
La autorización se considerará otorgada de manera válida cuando el titular
marque la casilla correspondiente en nuestras plataformas digitales,
confirmando que ha leído, comprendido y aceptado los términos de nuestra
Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Sin esta aceptación,
no será posible acceder o utilizar los servicios ofrecidos por la compañía.
9. Transmisión Internacionales de Datos
Los datos personales pueden ser almacenados o tratados en servidores ubicados en Estados Unidos y otros países. Garantizamos que toda transmisión internacional de datos cumple con:
-
La formalización de acuerdos contractuales que garanticen el
cumplimiento de las normas aplicables.
-
Se mantiene el control sobre los datos personales.
- El consentimiento expreso del titular cuando sea requerido por la ley.
10. Solicitudes y gestión de datos personales
La compañía garantiza a los titulares de datos personales, así como a sus
proveedores y aliados comerciales, la posibilidad de consultar, actualizar,
corregir o eliminar su información de nuestras bases de datos conforme a la
normativa vigente.
Para facilitar estas solicitudes, se han establecido distintos medios de contacto, a
través de los cuales se podrán presentar consultas, reclamos o peticiones
relacionadas con el tratamiento de datos personales o si el titular desea eliminar
su información personal, podrá realizar la solicitud a través de los canales
dispuestos.
Para tal fin, tiene el derecho de solicitar la actualización, modificación o
eliminación de su información personal en cualquier momento a través de los
siguientes medios:
1. Dejar un mensaje al correo electrónico: cs@exus.com.co
2. Vía telefónica: +57 (1) 381-9747
Responderemos las solicitudes en un plazo máximo de:
Consultas:
10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales.
Reclamos:
15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales.
Hasta que la solicitud de modificación entre en vigor, es posible que continúe
recibiendo comunicaciones publicitarias. En caso de que la solicitud sea enviada
por correo físico, se recomienda considerar un tiempo adicional para su
recepción y procesamiento.
11. Políticas de Cookies
Las cookies son pequeños archivos de datos que se almacenan en su navegador
o dispositivo cuando accede a nuestras plataformas digitales. Su principal
función es optimizar la experiencia del usuario, permitiendo recordar
preferencias, mejorar la navegación y facilitar el acceso a determinadas
secciones sin necesidad de ingresar repetidamente la misma información.
En algunos casos, también utilizamos cookies y tecnologías similares con fines
analíticos y publicitarios. Estas herramientas pueden ser implementadas por
terceros con los que colaboramos, permitiendo el análisis de patrones de
navegación y la personalización de anuncios en función de sus intereses.
Aunque estas cookies no contienen información que permita identificarlo
directamente, si prefiere limitar su uso, puede ajustar la configuración de su
navegador para rechazarlas o gestionar sus preferencias a través de las opciones
de privacidad disponibles en nuestras plataformas.
Es importante tener en cuenta que la desactivación de ciertas cookies podría
afectar el funcionamiento de algunos servicios, limitando el acceso a
funcionalidades esenciales como la autenticación de cuentas o la
personalización de contenido.
12. Periodo de Conservación y Modificación de la Política
Los datos personales serán almacenados únicamente por el tiempo necesario
para cumplir con las finalidades establecidas o con exigencias legales. Una vez
hayan dejado de ser requeridos, se procederá a su eliminación o anonimización,
garantizando su seguridad y confidencialidad.
Periódicamente, la información será revisada para asegurar su actualización,
exactitud y pertinencia, evitando la conservación de datos innecesarios.
La Compañía podrá actualizar esta política en función de cambios normativos,
operativos o tecnológicos. Las modificaciones serán publicadas en sus
plataformas digitales y cuando corresponda, comunicadas a los titulares.
13. Entrada en Vigencia
Esta política de privacidad y tratamiento de datos personales comenzará a
aplicarse desde su fecha de publicación y seguirá vigente hasta que sea
actualizada o reemplazada. Cualquier modificación sustancial será comunicada
a los titulares a través de sus plataformas, indicando la última actualización al
comienzo del documento.