Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

En Zypher Interactive Inc. (en adelante, "la Compañía"), estamos comprometidos con la protección de su privacidad. En esta Política, los términos "nosotros", "nuestro" o "nos" se refieren a Zypher Interactive Inc., su distribuidora autorizada en Colombia EXUSMULTIMEDIA S.A.S, así como a sus subsidiarias, afiliadas y vinculadas, que prestan diversos servicios a través de múltiples plataformas.

Esta Política de Privacidad tiene como finalidades principales:

(I) Explicar la finalidad de la recolección y el uso de dicha información personal. (II) Describir la información personal que podemos recopilar a través de nuestros sitios web, aplicaciones y otros servicios. (III) Establecer cómo y cuándo podemos compartir dicha información con terceros.

2. Definiciones

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

  • Aliado comercial: Colaborador estratégico que impulsa la comercialización y expansión del servicio, facilitando el acceso a nuevos clientes y mercados.

  • API: Conjunto de reglas que permite la interacción entre aplicaciones o sistemas.

  • Base de Datos Personales: Conjunto organizado de datos personales sujetos a tratamiento.

  • Cookies: Archivos que almacenan información sobre la navegación del usuario en un dispositivo.

  • Cliente: Empresa que contrata la plataforma con sus productos o servicios.

  • Dato Personal: Información vinculada a una persona natural identificada o identificable.

  • Dato sensible: Información personal cuyo tratamiento indebido podría afectar la privacidad del titular y dar lugar a actos de discriminación. Dentro de esta categoría se incluyen, entre otros, los datos relacionados con la salud, la orientación sexual, el origen racial o étnico, las creencias religiosas, filosóficas o morales, así como las opiniones políticas.

  • Dato privado: Información de carácter estrictamente personal, reservada para el titular y cuya divulgación o uso está limitado a su consentimiento.

  • Dato semiprivado: Información personal que, si bien no es completamente privada ni reservada, tiene relevancia tanto para su titular como para un grupo específico de personas o sectores, sin llegar a ser de acceso público general.

  • Dato público: Información personal que, por disposición legal o constitucional, es de acceso libre y no está catalogada como privada o semiprivada.

  • Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

  • Firma de recolección: Consentimiento firmado para autorizar la captura de datos.

  • Proveedor: Parte que suministra bienes o servicios esenciales para el funcionamiento y operatividad de la compañía, abarcando diversas áreas según las necesidades de la operación.

  • Plataforma: Entorno digital que facilita servicios o interacciones entre usuarios y proveedores.

  •   Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos personales.

  • Referidor: Persona natural o jurídica que, mediante una recomendación, conecta a un posible cliente con una empresa, facilitando oportunidades de negocio. En algunos casos, el referidor puede recibir incentivos o comisiones por esta labor.

  • Transmisión: Envío de datos de un punto a otro.

  • Transferencia: Movimiento de datos entre sistemas o entidades.

  • Transferencia de Datos: Envío de datos personales a otro país para ser tratados por el receptor.

  • Transmisión de Datos: Comunicación de datos personales dentro o fuera del país para ser tratados por encargo del responsable.

  • Usuario: Persona que navega en la plataforma e interactúa con los módulos de la misma.

3. Derechos de los Titulares

Como titular de los datos tiene el derecho de conocer qué datos personales están siendo tratados, así como a solicitar su actualización o corrección cuando sean inexactos, incompletos o requieran modificaciones.

El titular de los datos personales podrá solicitar, en cualquier momento, la prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, salvo en los casos en que la ley exima este requisito. Para ello, podrá presentar su solicitud a través de los medios dispuestos por la compañía para la atención de derechos de protección de datos.

En los eventos en que el tratamiento de los datos personales no requieran autorización, conforme a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la Compañía garantizará que el acceso y uso de la información cumpla con las disposiciones legales aplicables, preservando la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos personales.

También puede pedir la eliminación de su información cuando considere que su tratamiento no cumple con las disposiciones legales vigentes o cuando haya desaparecido la finalidad que justificó su recolección.

En cualquier momento, es posible revocar la autorización otorgada para el uso de los datos personales, salvo que exista un deber legal o contractual que requiera su conservación. De igual manera, se puede oponer a su tratamiento en situaciones permitidas por la ley.

El titular tiene el derecho de acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, garantizando su consulta y verificación en cualquier momento, conforme a la normatividad vigente.

Si el titular considera que se han vulnerado sus derechos, tiene la facultad de presentar consultas, quejas o reclamos ante la autoridad competente, la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes. Nuestro deber es garantizar acceso a la información sobre el uso y las finalidades de los datos personales, notificando cualquier modificación relevante en las políticas de protección y medidas de seguridad implementadas.

4. Para qué utilizamos sus datos

La información personal que recopilamos tiene como objetivo principal garantizar la prestación eficiente, segura y personalizada de los servicios ofrecidos por la compañía.

Esta información se utiliza para gestionar y administrar las cuentas de los usuarios, procesar solicitudes de servicio, transacciones, dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y fiscales que nos corresponden. También empleamos los datos para atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, así como para enviar información comercial, publicitaria o promocional relacionada con los productos o servicios que ofrecemos.

El tratamiento de los datos personales puede realizarse mediante procesos manuales o automatizados, según la naturaleza del servicio y las finalidades descritas en esta política. Los procedimientos automatizados incluyen la recolección, almacenamiento, análisis y transmisión de información a través de plataformas tecnológicas. De manera complementaria, el tratamiento manual se aplica en actividades como la gestión de documentos físicos, validación de identidad o atención personalizada, siempre garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.

En el ámbito operativo, la información se utiliza para garantizar la seguridad de nuestras plataformas digitales, realizar controles de acceso, y facilitar la evaluación de candidatos, empleados, proveedores y aliados comerciales. Asimismo, nos permite analizar patrones de uso y realizar estudios estadísticos o de mercado para mejorar la experiencia del usuario y optimizar nuestros servicios. Cuando es necesario, podemos compartir estos datos con proveedores o aliados estratégicos a nivel nacional e internacional, siempre garantizando que se cumplan las disposiciones legales en materia de protección de datos y aplicando las medidas de seguridad adecuadas.

En lo que respecta a las transacciones financieras, la información recopilada cuando realiza pagos a través de nuestro sitio web o aplicaciones, estos se procesan mediante herramientas de pago de terceros. No recopilamos ni almacenamos información de pago (como números de tarjetas de crédito). Le recomendamos consultar las políticas de privacidad de estas plataformas para obtener más información.

También realizamos encuestas de satisfacción y enviamos notificaciones relevantes relacionadas con la experiencia del usuario. Si en algún momento necesitamos tratar los datos personales para una finalidad diferente a las mencionadas, solicitaremos la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de los datos personales tiene como finalidad principal la prestación eficiente y segura de los servicios ofrecidos por la compañía. Las finalidades específicas incluyen:

  • Creación, administración y gestión de cuentas de usuario.

  • Procesamiento de solicitudes de servicio y transacciones.

  • Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y fiscales.

  • Atención de consultas, peticiones, quejas o reclamos.

  • Envío de información comercial, publicitaria o promocional relacionada con nuestros servicios.

  • Seguridad de las plataformas digitales.

  • Evaluación de candidatos, empleados, proveedores y aliados comerciales.

  • Transferencia o transmisión nacional e internacional de datos con proveedores, aliados estratégicos o encargados del tratamiento, garantizando el cumplimiento normativo.

  • Realizar análisis estadísticos, de mercado y de comportamiento del usuario para mejorar nuestros servicios.

  • Gestión de transacciones de pago a través de plataformas externas, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información financiera.

  • Realización de encuestas de satisfacción y envío de notificaciones relacionadas con el uso de nuestros productos o servicios.

  • En general para optimizar la experiencia del usuario, fortalecer las estrategias comerciales y operativas.

5. Cómo recolectamos los datos

La recopilación de datos personales de usuarios potenciales y clientes se lleva a cabo a través de distintos medios, garantizando que su tratamiento cumpla con los principios de legalidad, transparencia, confidencialidad y seguridad. Parte de esta información se obtiene de manera automática mediante tecnologías como cookies, que permiten registrar datos como la dirección IP, el tipo de navegador y las páginas visitadas.

Los datos también pueden ser recolectados a través de interacciones directas con la compañía, ya sea mediante el intercambio de correos electrónicos, llamadas telefónicas o el acceso a su sitio web y aplicación, donde los usuarios crean cuentas y establecen credenciales de autenticación. Igualmente pueden ser obtenidos en eventos organizados por la compañía o a través de terceros aliados que participan en la gestión de servicios.

6. Limitaciones en el tratamiento de datos sensibles

La Compañía no recolecta, almacena ni procesa datos personales sensibles en el desarrollo de sus actividades. En caso de que, por circunstancias excepcionales, sea necesario tratarlos, se garantizarán estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, asegurando la protección de la información y obteniendo la autorización previa, expresa e informada del titular.

Cuando se solicite el suministro de datos sensibles, se informará de manera clara y expresa que su entrega es facultativa, permitiendo al titular decidir libremente si desea proporcionarlos.

Si la ley permite el tratamiento de estos datos sin autorización previa, como en casos de urgencia médica, investigaciones con fines científicos o cumplimiento de órdenes judiciales, la Compañía garantizará que su uso se limite exclusivamente a los fines establecidos, evitando cualquier acceso o divulgación no autorizada. En ningún caso será obligatorio suministrar datos sensibles para acceder a los servicios, y su manejo estará restringido únicamente a personal autorizado cuando sea estrictamente necesario.

7. Protección de datos de menores de edad

Los servicios y plataformas de la Compañía están dirigidos a personas mayores de edad. Si un menor de 18 años desea acceder a nuestros servicios y cuenta con capacidad legal para hacerlo, será indispensable la autorización expresa de su representante legal.

En situaciones excepcionales en las que se requiera tratar información personal de niños, niñas o adolescentes, se garantizará el cumplimiento de todas las leyes de protección de datos vigentes, asegurando que su uso se limite exclusivamente a finalidades legítimas. En estos casos, se informará de manera clara que el suministro de estos datos es facultativo, permitiendo que los representantes legales decidan libremente si desean proporcionarlos.

El tratamiento de esta información se realizará con estricta confidencialidad, aplicando criterios de protección que impidan su acceso o uso indebido.

En ningún caso se recopilarán, almacenarán o tratarán datos de menores de edad sin la autorización expresa de sus representantes legales, salvo en los casos en los que la ley lo permita.

8. Consentimiento para el tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales por parte de la compañía requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, en cumplimiento de la normativa aplicable. Este consentimiento garantiza que el usuario comprende claramente el uso que se dará a su información y las finalidades asociadas.

La autorización se considerará otorgada de manera válida cuando el titular marque la casilla correspondiente en nuestras plataformas digitales, confirmando que ha leído, comprendido y aceptado los términos de nuestra Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Sin esta aceptación, no será posible acceder o utilizar los servicios ofrecidos por la compañía.

9. Transmisión Internacionales de Datos

Los datos personales pueden ser almacenados o tratados en servidores ubicados en Estados Unidos y otros países. Garantizamos que toda transmisión internacional de datos cumple con:

  • La formalización de acuerdos contractuales que garanticen el cumplimiento de las normas aplicables.

  • Se mantiene el control sobre los datos personales.

  • El consentimiento expreso del titular cuando sea requerido por la ley.

10. Solicitudes y gestión de datos personales

La compañía garantiza a los titulares de datos personales, así como a sus proveedores y aliados comerciales, la posibilidad de consultar, actualizar, corregir o eliminar su información de nuestras bases de datos conforme a la normativa vigente.

Para facilitar estas solicitudes, se han establecido distintos medios de contacto, a través de los cuales se podrán presentar consultas, reclamos o peticiones relacionadas con el tratamiento de datos personales o si el titular desea eliminar su información personal, podrá realizar la solicitud a través de los canales dispuestos.

Para tal fin, tiene el derecho de solicitar la actualización, modificación o eliminación de su información personal en cualquier momento a través de los siguientes medios:

1. Dejar un mensaje al correo electrónico: cs@exus.com.co

2. Vía telefónica: +57 (1) 381-9747

Responderemos las solicitudes en un plazo máximo de:

Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales.

Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales.

Hasta que la solicitud de modificación entre en vigor, es posible que continúe recibiendo comunicaciones publicitarias. En caso de que la solicitud sea enviada por correo físico, se recomienda considerar un tiempo adicional para su recepción y procesamiento.

11. Políticas de Cookies

Las cookies son pequeños archivos de datos que se almacenan en su navegador o dispositivo cuando accede a nuestras plataformas digitales. Su principal función es optimizar la experiencia del usuario, permitiendo recordar preferencias, mejorar la navegación y facilitar el acceso a determinadas secciones sin necesidad de ingresar repetidamente la misma información.

En algunos casos, también utilizamos cookies y tecnologías similares con fines analíticos y publicitarios. Estas herramientas pueden ser implementadas por terceros con los que colaboramos, permitiendo el análisis de patrones de navegación y la personalización de anuncios en función de sus intereses. Aunque estas cookies no contienen información que permita identificarlo directamente, si prefiere limitar su uso, puede ajustar la configuración de su navegador para rechazarlas o gestionar sus preferencias a través de las opciones de privacidad disponibles en nuestras plataformas.

Es importante tener en cuenta que la desactivación de ciertas cookies podría afectar el funcionamiento de algunos servicios, limitando el acceso a funcionalidades esenciales como la autenticación de cuentas o la personalización de contenido.

12. Periodo de Conservación y Modificación de la Política

Los datos personales serán almacenados únicamente por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades establecidas o con exigencias legales. Una vez hayan dejado de ser requeridos, se procederá a su eliminación o anonimización, garantizando su seguridad y confidencialidad.

Periódicamente, la información será revisada para asegurar su actualización, exactitud y pertinencia, evitando la conservación de datos innecesarios.

La Compañía podrá actualizar esta política en función de cambios normativos, operativos o tecnológicos. Las modificaciones serán publicadas en sus plataformas digitales y cuando corresponda, comunicadas a los titulares.

13. Entrada en Vigencia

Esta política de privacidad y tratamiento de datos personales comenzará a aplicarse desde su fecha de publicación y seguirá vigente hasta que sea actualizada o reemplazada. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares a través de sus plataformas, indicando la última actualización al comienzo del documento.

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